Hướng dẫn hợp thức hóa các khoản chi không hóa đơn, chứng từ vẫn được tính vào chi phí hợp lý.

Ngày đăng: 24/09/2018

Doanh nghiệp phải đi mua hàng của người dân, thuê tài sản, dịch vụ của cá nhân mà không có hóa đơn, chứng từ nhưng không biết cách đưa khoản chi đó vào chi phí hợp lý trước khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.Vậy bài viết này sẽ giải quết các vấn đề trên.

1. Các khoản chi của doanh nghiệp khi Thuê tài sản của các cá nhân

Căn cứ vào khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí thuê tài sản của cá nhân:

“- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.”

Hồ sơ của từng trường hợp:
Trường hợp 1: Nếu khoản thuê từ dưới 100 triệu đồng/năm

  • Hợp đồng thuê tài sản;
  • Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó;
  • Các hồ sơ, chứng từ chứng mình quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê;
  • Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản;

Trường hợp 2: Nếu khoản tiền thuê trên 100 triệu đồng/năm
– Nếu trên hợp đồng thể hiện là DN nộp thay thì DN cần:

  • Hợp đồng thuê tài sản,
  • Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó;
  • Các hồ sơ, chứng từ chứng mình quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê;
  • Chứng từ trả tiền thuê tài sản.
  • Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

– Nếu trên hợp đồng thể hiện cá nhân là người đi nộp thuế thì DN cần:

  • Hợp đồng thuê tài sản;
  • Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó;
  • Các hồ sơ, chứng từ chứng mình quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê;
  • Chứng từ trả tiền thuê tài sản;

2. Nếu DN mua hàng của người dân, mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra

(Những mặt hàng được liệt kê theo mục 2.4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC) không phân biệt trên hay dưới 100.000.000 đồng/năm thì cần có:
– Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ;
– Chứng từ thanh toán (Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn);
– Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
– Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN.

3. Nếu mua hàng, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên)

– Trường hợp có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100.000.000 đồng/năm) thì cần:

  • Hợp đồng mua bán;
  • Chứng từ thanh toán (Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn);
  • Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
  • Bảng kê mua hàng KHÔNG có hóa đơn Mẫu 01/TNDN.

– Trường hợp có mức doanh thu từ (100.000.000 đồng/năm trở lên) thì cần:

  • Hợp đồng mua bán;
  • Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
  • Hóa đơn bán hàng;
  • Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì có hóa đơn).
  • Cần có Hóa đơn;
    Yêu cầu: Cá nhân, hộ kinh doanh lên Cơ quan thuế để mua hóa đơn bán hàng viết cho doanh nghiệp (Cụ thể, cá nhân, hộ kinh doanh sẽ phải nộp lệ phí môn bài, GTGT, TNCN sau đó cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng;

DỊCH VỤ TƯ VẤN KẾ TOÁN KIỂM TOÁN DOANH NGHIỆP

4. Các khoản chi phí lãi vay của ngân hàng, cá nhân

Điều kiện chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN
4.1 . Mục đích của chi phí lãi vay
Điều kiện chi phí lãi vay được trừ khi tính thuế TNDN
Khoản 1 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định những chi phí được trừ phải đảm bảo những điều kiện sau:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Theo quy định trên, để lãi vay được tính vào chi phí được trừ, điều kiện đầu tiên của những khoản vay này là :

  • Khoản vay phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ;
  • Có đủ chứng từ hóa đơn;
  • Thanh toán phù hợp với quy định.

4.2. Lãi suất của khoản chi phí lãi vay
Theo quy định tại mục 2.17 khoản 2 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về chi phí không được trừ như sau:

“2.17. Phần chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay.”

Theo quy định trên, chi phí lãi vay của doanh nghiệp, với cá nhân hoặc tổ chức không phải là tổ chức tín dụng, không được vượt quá 150% so với lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay. Nếu lãi suất vượt mức trên, thì phần vượt không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

4.3. Nguồn vốn điều lệ của DN
Theo quy định tại mục 2.18 khoản 2 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về chi phí không được trừ như sau:
“2.18. Chi trả lãi tiền vay vốn tương ứng với phần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp kể cả trường hợp doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh. Chi trả lãi tiền vay đã được ghi nhận vào giá trị của tài sản, giá trị công trình đầu tư.”
Theo quy định trên, chi phí lãi vay được tính vào chi phí được trừ, nếu doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ. Nếu khoản vay lớn hơn số vốn còn thiếu, thì khoản tương ứng với số vốn thiếu, không được tính vào chi phí được trừ.

4.4. Tình hình phần tiền trên báo cáo tài chính
Điều nay không được quy định chính xác những doanh nghiêp cần phải chuẩn bị và căn cứ vào tính hình thực tế để làm công việc giải trình cho những nội dung sau:

  • Giải trình được phương án sử dụng vốn vay phù hợp;
  • Khoản vay được giải ngân cho hoạt động cần thiết của doanh nghiệp;
  • Giải trình được phương án sử dụng tiền mặt và tiền gửi đang tồn quỹ.

4.5. Hình thức thanh toán tiền vay và lãi vay
Để khoản lãi vay được tính vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần lưu ý các hình thức thanh toán phù hợp:

  • Vay cá nhân thì được phép thanh toán vốn vay và lãi vay bằng tiền gửi;
  • Vay các doanh nghiệp, tổ chức khác thì thanh toán vốn vay và lãi vay bằng tiền gửi ngân hàng.

4.6. Lãi vay phải được khấu trừ và nộp thuế TNCN
Những trường hợp vay cá nhân, doanh nghiệp hạch toán chi phí lãi vay, đồng thời phải khấu trừ thuế TNCN và nộp thuế khi chi trả khoản lãi vay này.

4.7. Hồ sơ vay
*Hồ sơ chi trả lãi vay của cá nhân

  • Hợp đồng vay vốn
  • Chứng minh thư của cá nhân cho vay
  • Chứng từ thu tiền vay
  • Chứng từ chi tiền trả lãi vay
  • Chứng từ chi tiền trả vốn vay
  • Chứng từ nộp thuế TNCN thay cho người cho vay
    Lưu ý : Các chứng từ thu chi, có thể là chứng từ tiền mặt

*Chứng từ vay vốn của các tổ chức

  • Hợp đồng vay vốn
  • Hồ sơ giải ngân
  • Chứng từ chuyển tiền vốn vay
  • Chứng từ chuyển tiền chi phí lãi vay
  • Chứng từ chuyển tiền trả vốn vay

5. Các khoản chi tiền lương, tiền công cho người lao động

Điều kiện các khoản chi lương này được tính vào chi phí thuế TNDN gồm:
– Có đầy đủ hồ sơ chứng từ theo quy định như:

+ Quy chế lương, thưởng của doanh nghiệp;
+ Hợp đồng lao động;
+ Hồ sơ lao động;
+ Bảng lương, thưởng, bảng chấm công, ….
+ Quyết định thưởng, bảng tính tiền thưởng, các điều khoản trong hợp đồng cho phù hợp;
+ Chứng từ thành toán tiền lương thưởng;
+ Và không nằm trong các khoản chi được quy định tại điểm 2.5, Khoản 2, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC;


Dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính

Dịch vụ Kế toán theo yêu cầu – giải pháp tháo gỡ khúc mắc trong hoạt động kế toán doanh nghiệp

Đội ngũ chuyên viên IAC

  • – Ông Mai Thanh Hiếu
    – Kinh nghiệm 26 năm
    – Giám đốc IAC TPHCM

    Ông Hoàng Văn Vững
    – 10 năm kinh nghiệm
    – Phó giám đốc IAC TP.HCM

    – Ông Nguyễn Bá Chinh
    – 10 năm kinh nghiệm
    – Giám đốc IAC Hà Nội

  • – Ông Nguyễn Hoài Ngọc
    – 10 năm kinh nghiệm
    – Phó giám đốc IAC HN

    Bà Hà Thị Thu Trang
    – 10 năm kinh nghiệm
    – Phó giám đốc IAC Hà Nội

    – Bà Đinh Thị An Thanh
    – 8 năm kinh nghiệm
    – Trưởng phòng kiểm toán IAC

  • – Ông Bùi Minh Cường
    – Hơn 6 năm kinh nghiệm
    – Trưởng phòng kiểm toán IAC HN