Luật kế toán về Chữ ký và con dấu trên hoá đơn

Ngày đăng: 30/07/2018

Hoá đơn được doanh nghiệp lập thường xuyên để cung cấp cho khách hàng hoặc nhận hoá đơn đầu vào trong các giao dịch mua bán. Tưởng chừng đơn giản nhưng lại nhiều sai phạm khi lập hoá đơn khiến kế toán đau đầu khi giải trình và xác lập lại hoá đơn hợp lệ. Bài viết này sẽ bàn luận về chủ đề chữ ký và con dấu trên hoá đơn cái nào đúng cái nào sai?

Bài viết nhằm trả lời câu hỏi:

  • Chữ ký tươi chữ ký sống trên hoá đơn tại các liên nào? và có được sử dụng dấu chữ ký khắc sẵn không?
  • Trường hợp nào thì được ký thay? Và tính hiệu lực của ký thay?

1. Luật kế toán về ký tươi, ký sống

Căn cứ pháp lý: 

  • Tại Điều 20 Luật kế toán số 03/2003/QH11
  • Điều 19 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2017

Theo đó:

– Người có thẩm quyền của đơn vị thực hiện ký trên hóa đơn tự in bằng bút mực trên liên 1 in sang các liên khác của hóa đơn là đúng quy định nêu trên. Hóa đơn không thuộc loại chứng từ chi tiền do đó không phải ký bằng bút mực trực tiếp trên từng liên.

– Trường hợp đơn vị xuất hoá đơn cho Công ty, khách hàng, thì người có thẩm quyền của đơn vị thực hiện ký trên hóa đơn đặt in bằng bút mực trên liên 1 in sang các liên khác của hóa đơn là đúng quy định. Hóa đơn không thuộc loại chứng từ chi tiền do đó không phải ký bằng bút mực trực tiếp trên từng liên.

Như vậy có 2 điều mà bạn cần lưu ý khi ký tươi, ký sống trên hoá đơn:

  • Thứ nhất: Nói chữ ký sống, chữ ký tươi trên hóa đơn là ký tươi ký sống liên 1 in sang 2 liên còn lại chứ không được dùng mộc chữ ký khắc sẵn để đóng cho cả 3 liên.

Ví dụ: Doanh nghiệp A ký mẫu lên giấy rùi mang ra tiệm khắc dấu chữ ký bằng mộc sẵn để khi xuất hóa đơn dùng mộc chữ ký để đóng lên hóa đơn thay cho ký tay => SAI, tức là hoá đơn không hợp lệ, không được sử dụng khi quyết toán.

  • Thứ hai: Đừng hiểu lầm rằng ký tươi ký sống là phải ký cả 3 liên

2. Quy định chung về chữ ký và đóng dấu trên hóa đơn GTGT

Về chữ ký trên phần thủ trưởng đơn vị trên hóa đơn
Căn cứ:

  • Tại Điểm d Khoản 2 Điều 14 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013, Điểm d Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

Về chế độ kế toán:
Căn cứ:

  • Tại Điều 19, Điều 20 Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 quy định:

“Điều 19. Lập chứng từ kế toán

4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 2 của Luật này lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.”

“Điều 20. Ký chứng từ kế toán
1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.”

Về quản lý và sử dụng con dấu của Bộ Công An

Căn cứ:

  • Tại Điểm 2.2 Mục III Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an hướng dẫn về quản lý và sử dụng con dấu:

“2.2. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được ủy quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi ký.”

Theo đó: Trường hợp Thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho cấp dưới (Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng) ký thừa ủy quyền tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” trên hóa đơn thì khi bán hàng, Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng ký thừa ủy quyền tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Công ty theo ủy quyền.

Tóm lại: 

1. Giám đốc của doanh nghiệp ký trực tiếp vào tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì con dấu của doanh nghiệp được đóng trực tiếp tại tiêu thức này.
2. Trường họrp doanh nghiệp có nhiều bộ phận bán hàng nên Giám đốc của doanh nghiệp không trực tiếp ký vào chỉ tiêu “Thủ trưởng đơn vị” mà ủy quyên cho người khác ký thay trên hóa đơn thì phải có giây ủy quyên theo đúng quy định của pháp luật dân sự. Trước khi người được ủy quyền ký tại chi tiêu này”.

  • Tại chỉ tiêu Thủ trưởng đơn vị” phải ghi rõ “TƯQ” trước tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, người được ủy quyền tại tiêu thức này, ghi rõ họ tên và đóng dấu treo của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
  • Trường hợp Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc, hoặc Trưởng các bộ phận, phòng ban ký, đóng dấu của doanh nghiệp trên hóa đơn và chịu trách nhiệm thay giám đốc khi lập hóa đơn bán hàng, con dấu của đơn vị được đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”.
  • Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp không nên vừa đóng dấu vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn, vừa đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”.

Chúc bạn thành công!


Đội ngũ chuyên viên IAC

  • – Ông Mai Thanh Hiếu
    – Kinh nghiệm 26 năm
    – Giám đốc IAC TPHCM

    Ông Hoàng Văn Vững
    – 10 năm kinh nghiệm
    – Phó giám đốc IAC TP.HCM

    – Ông Nguyễn Bá Chinh
    – 10 năm kinh nghiệm
    – Giám đốc IAC Hà Nội

  • – Ông Nguyễn Hoài Ngọc
    – 10 năm kinh nghiệm
    – Phó giám đốc IAC HN

    Bà Hà Thị Thu Trang
    – 10 năm kinh nghiệm
    – Phó giám đốc IAC Hà Nội

    – Bà Đinh Thị An Thanh
    – 8 năm kinh nghiệm
    – Trưởng phòng kiểm toán IAC

  • – Ông Bùi Minh Cường
    – Hơn 6 năm kinh nghiệm
    – Trưởng phòng kiểm toán IAC HN